Wdrożenie i instrukcja działania organizacji – tak, choć może nieco infantylnie, ale też bardzo bezpośrednio, można by wytłumaczyć znaczenie onboardingu. W skrócie – to wdrożenie pracownika, najważniejsze informacje na temat sposobu działania biznesu, prowadzonej komunikacji, znaku i jego i użycia, panujących zasad, obsługi klienta, stosowanego języka i stylu, kanałów promocji. Sam onboarding powinna zapewnić każda, nawet najmniejsza firma. Dlaczego? Poniżej kilka najważniejszych powodów.
Onboarding to nic innego, jak spisanie, w formie elektronicznej i/lub papierowej zasad funkcjonowania firmy. To ważny dokument, który daje dostęp do wiedzy i jednocześnie buduje PR wewnętrzny firmy. Co ma wspólnego onboarding z public relations? To pomoc i otwarta komunikacja wobec pracownika, co buduje wizerunek firmy od wewnątrz. Pokazuje ścieżki działań, zasady funkcjonowania w zespole, dokładnie określa rolę pracownika w organizacji. Taki dokument buduje pierwsze wrażenie, oprócz tego, że zawiera najważniejsze informacje ułtwiające dobry start w nowym miejscu.
Onboarding w formie spisanej, przekazany nowemu pracownikowi, stanowi doskonałe wprowadzenie w struktury firmy. Dobrze zorganizowana firma kieruje nową osobę do lidera/mentora/buddiego odpowiedzialnego za wdrożenie, jednak ponieważ sami liderzy mogą mieć różny styl pracy i funkcjonowania, taki dokument zapewnia każdemu start z tą samą dawką wiedzy, która w przyszłości będzie ukierunkowana i poszerzana.
1. Znam misję firmy
Strategia organizacji, misja, założenia, wizja – czyli kierunki działania, pomysły i cele, jakie zostały określone dla firmy. Co ważne, wstęp do onboardingu i przekazanie wspomnianych wcześniej informacji ma miejsce już podczas rozmowy rekrutacyjnej. Rekrutujący bowiem już w jej trakcie opisuje organizację, strukturę, miejsce pracy, sposób działania itd.
2. Wiem, co oferuje
Co sprzedajemy? Jak przedstawiamy naszą usługę? Jaka jest jej cena? Co należy do naszych obowiązków? Oraz mnóstwo innych pytań i odpowiedzi, dzięki którym pracownik będzie wiedział, co firma oferuje, z czego składa się produkt czy usługa, jakie są jej mocne strony, jaka jest przewaga konkurencyjna, ile kosztuje i do kogo jest kierowana.
3. Znam strukturę organizacyją i hierarchię
… oraz szczegółowy zakres obowiązków. To istotne szczególnie w większych organizacjach, w których określone są działy, teamy, gdzie ustalone są komórki firmy. Pracownik wie, do kogo raportuje, komu zadaje pytania, z kim ustala kwestie formalne, kto jest w jego dziale. Porządek zapobiega chaosowi – takie wskazówki dotyczące innych pracowników są dla nowicjusza ważne też z uwagi na stres towarzyszący początkom w nowej organizacji – znając zespół i wiedząc, do kogo z jaką sprawą może się zwrócić, łagodniej wejdzie w struktury i nawiąże relacje.
4. Wiem, jakim posługuje się językiem
Tak prosta rzecz, jak komunikacja, styl, język są często kluczowe, szczególnie w przypadku działów handlowych, marketingowych, pracowników wyższego szczebla. Luźne podejście i przejście na “ty”, czy zwroty formalne. Komunikacja wewnętrzna przez mail, a może Slack, media społecznościowe? Sposób komunikacji do innych pracowników, do zespołu, przekazywanie kluczowych informacji, styl zewnętrzny – język wiadomości oficjalnych, raporty, newslettery, szeroko pojęta promocja. Każdy z wymienionych aspektów powinien być wyjaśniony.
5. Oszczędzam czas
Jeden z najważniejszych powodów, dla których warto opracować dokument typu “onboarding”? Oszczędność czasu. Dokument, obszerny, pozwoli dobrze wdrożyć pracownika, przekaże najważniejsze informacje, które powinien posiąść, pozwoli uniknąć wielu pytań w przyszłości. Onboarding może być na bieżąco uzupełniany, jeśli okaże się, że coś jest źle rozumiane lub że wymaga jakichś odpowiedzi.
6. Pracownik-ambasador
Czego najczęściej brakuje pracownikom w firmie, w której są zatrudnieni? Szacunku. Jeśli ludzie odchodzą, to zwykle od człowieka, nie od firmy jako całości. Pracownik to najważniejszy ambasador naszej marki. To on będzie bronił firmy, polecał ją, będzie jej oddany, jeśli pracodawca będzie prowadził odpowiednią komunikację, będzie szanował swój zespół. Naturalnie znajdą się pracownicy nadużywający zaufania, wykorzystujący zwierzchników, ale mądry manager potrafi ukierunkować taką osobę. Oczywiście może to być wskazanie kierunku poza granicami firmy, jeżeli porozumienie nie będzie możliwe. Sądzę jednak, że zaawansowane rekrutacje i kilkuetapowe rozmowy z kandydatami przed ich zatrudnieniem pozwalają ocenić, czy wspólne działanie dla obu stron będzie satysfakcjonujące i takie nieporozumienia będą rzadkością w przypadku mądrze zarządzanej firmy.
Oczywiście każdy dział powinien mieć poszerzone informacje na temat konkretnych działań, jak np. marketingowy w kwestii brand booka, a księgowy obiegu dokumentów itp. Im więcej informacji, tym lepiej – dobre wdrożenie pracownika zwiększa także jego motywację i zaangażowanie, co w każdej organizacji jest bardzo istotne.
Chcesz rozpocząć współpracę? Skontaktuj się z nami: hanna@komuczemu.pl kom. 603 183 129